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Das elektronische Transparenzregister

Stand: November 2019
Am 26. Juni 2017 ist das Geldwäscherichtlinien-Umsetzungsgesetz in Kraft getreten, das auf der 4. EU-Geldwäsche-Richtlinie beruht. Einer der wesentlichen Bestandteile des neuen Geldwäschegesetzes (GwG) ist ein eigenständiges elektronisches Transparenzregister, das Angaben zu den Eigentümerstrukturen – d. h. wirtschaftlich Berechtigten – von Unternehmen, Stiftungen und ähnlichen Gestaltungen sowie entsprechende Mitteilungspflichten der Betroffenen vorsieht. Auch wenn die Implementierung des Transparenzregisters im Zusammenhang mit der Überarbeitung des GwG steht, betrifft es nicht nur diejenigen Akteure, die im besonderen Maße einem Geldwäscherisiko ausgesetzt sind, sondern grundsätzlich alle deutschen Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe. Derzeit befindet sich die Umsetzung der Änderungsrichtlinie zur 4. EU-Geldwäsche-Richtlinine in deutsches Recht im Gesetzgebungsverfahren. Die vorgesehenen Änderungen sind ebenfalls vermerkt.
Was im Einzelnen zu beachten ist, ist nachfolgend dargestellt:

1. Allgemeines

Die Regelungen zu dem Transparenzregister finden sich in §§ 3, 18 bis 26 GwG.
Das Transparenzregister soll „Angaben“ zu den „wirtschaftlich Berechtigten“ von „Vereinigungen“ und bestimmten „Rechtsgestaltungen“ i. S. d. GwG enthalten. Bei den „Vereinigungen“ handelt es sich um juristische Personen des Privatrechts und um eingetragene Personengesellschaften; nicht erfasst ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Rechtsgestaltungen im Sinne des § 21 GwG sind Trusts und nicht eingetragenen Stiftungen sowie ähnliche Rechtsgestaltungen.
Betroffen sind somit alle im (deutschen) Handelsregister eingetragenen Gesellschaften (u. a. GmbH, Unternehmergesellschaft, oHGs, KGs), sonstige inländische juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften (u. a. Partnerschaften, Genossenschaften, Vereine, rechtsfähige Stiftungen) sowie bestimmte vergleichbare Rechtsgestaltungen (insbesondere Trusts und nichtrechtsfähige Stiftungen), wenn diese einen Inlandsbezug haben.

2. Wer ist mitteilungspflichtig?

Mitteilungsverpflichtete sind die „Vereinigungen“ selbst sowie diesen gegenüber die (inländischen wie ausländischen) Anteilseigner und wirtschaftlich Berechtigten. Die gesetzlichen Vertreter von juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften haben die Pflicht, die notwendigen Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle elektronisch unter www.transparenzregister.de mitzuteilen. Gleiches gilt bei Trusts und nicht rechtsfähigen Stiftungen für Verwalter von Trusts (Trustees) oder Treuhänder mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland.
Nicht mitteilungspflichtig, da nicht von §§ 20 Abs. 1 und 21 Abs. 1 GwG erfasst, sind – wie oben erwähnt – Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer.
Die Mitteilungspflicht war erstmals bis zum 1. Oktober 2017 zu erfüllen. Die Verpflichtung selbst besteht fortlaufend, ist also unabhängig von der Eingehung spezieller Rechtsgeschäfte.
Es wird empfohlen, im Rahmen der internen Compliance-Systeme mindestens einmal im Jahr zu überprüfen, ob Informationen bekannt geworden sind, aus denen sich eine Änderung des wirtschaftlich Berechtigten ergibt. Laut Gesetzesbegründung besteht keine eigene Nachforschungspflicht, allerdings dürften die betroffenen Unternehmen verpflichtet sein, leicht zugängliche Erkenntnisquellen, wie etwa die Nachfrage bei wesentlichen Gesellschaftern, zu nutzen.

3. Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?

Wirtschaftlich Berechtigter ist immer eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter dessen Kontrolle die Vereinigung oder Trust-ähnliche Struktur steht. Gesellschaften und Personenvereinigungen sind nicht als wirtschaftlich Berechtigte zu nennen.
Bei juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften sind nach § 3 Abs. 2 GwG solche natürlichen Personen wirtschaftlich berechtigt, die unmittelbar oder mittelbar
  • mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten
  • mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder
  • auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Die Ausübung der „Kontrolle auf vergleichbare Weise“ nach Nr. 3 wird durch § 19 Abs. 3 Nr. 1b) GwG konkretisiert: danach ist dies insbesondere aufgrund von Absprachen zwischen mehreren Anteilseignern untereinander der Fall. Darunter fallen nach der Gesetzesbegründung Treuhandverhältnisse und Stimmbindungsvereinbarungen.
Für mittelbare Kontrolle ist ein beherrschender Einfluss nötig. In Holdingstrukturen beziehungsweise in Gesellschafterketten setzt dies voraus, dass in Bezug auf die zwischengeschalteten Gesellschaften eine Mehrheitsbeteiligung oder eine Kontrolle nach § 290 Abs. 2 bis 4 Handelsgesetzbuch (HGB) vorliegt. Insofern gilt die 25 Prozent-Schwelle nicht.
Aufgrund der Vielfältigkeit der Beteiligungsstrukturen muss für jeden Fall konkret geprüft werden, welche Informationen bereits über ein öffentliches Register zugänglich sind.
Sofern keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, gilt der gesetzliche Vertreter oder der geschäftsführende Gesellschafter als wirtschaftlich Berechtigter, vgl. § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG.

4. Welche Angaben sind zu machen?

Die mitteilungspflichtigen Angaben zu dem wirtschaftlich Berechtigten umfassen
  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Wohnort
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses
Aus den Angaben zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses muss deutlich werden, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, zum Beispiel aus der Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte oder aufgrund einer Absprache mit Dritten oder anderen Anteilseignern (etwa über Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen).
Bei Trust oder ähnlichen Rechtsgestaltungen ist gem. § 21 Abs. 1 GwG auch die Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigte mitzuteilen.
Zudem soll künftig auch die Staatsangehörigkeit angegeben werden, vgl. § 18 Abs. 1 GwG-neu.

5. Ausnahmen von der Mitteilungspflicht

Soweit sich die Angaben zu dem wirtschaftlich Berechtigten bereits aus Dokumenten und Eintragungen ergeben, die elektronisch aus den öffentlich zugänglichen Registern abrufbar sind, gilt die Mitteilungspflicht an das Transparenzregister nach § 20 Abs. 2 GwG als erfüllt (sogenannte Mitteilungsfiktion). Dazu zählen u. a. Eintragungen im Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister, Gesellschafterlisten oder die WpHG-Stimmrechtsmitteilungen nach §§ 26, 26a Wertpapierhandelsgesetz (WpHG).
Eine Mitteilung muss somit nur erfolgen, wenn die Informationen nicht bereits aus anderen Registern abrufbar sind.
Beispiele:
Für die GmbH bedeutet die neue Transparenzregelung:
Exkurs: Die Angaben zur Gesellschafterliste bei GmbHs nach §§ 8 Abs. 1 Nr. 3, 40 GmbHG haben sich geändert. In die Gesellschafterliste sind nun auch bestimmte Angaben zu Gesellschaften als Gesellschafter und für nicht eingetragene Gesellschaften über deren Gesellschafter aufzunehmen. Zudem ist die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils bestimmte prozentuale Beteiligung am Stammkapital in die Gesellschafterliste aufzunehmen. Hält ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil, so ist die Gesamtbeteiligung am Stammkapital als Prozentzahl anzugeben. Die zusätzlichen Angaben müssen bei am 26. Juni 2017 im Handelsregister eingetragenen GmbHs erst dann vorgenommen werden, wenn aufgrund einer Veränderung nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG in der vor dem 26. Juni 2017 geltenden Fassung eine Liste einzureichen ist.
Eine zusätzliche Meldepflicht an das Transparenzregister entfällt also dann, wenn der/die Gesellschafter in der beim Handelsregister befindlichen Gesellschafterliste korrekt eingetragen ist/sind und die Liste elektronisch abrufbar ist. Dazu zählt ab dem 26. Juni 2017 auch die Angabe der prozentualen Beteiligung am Kapital. Bereits bestehende GmbHs sollten prüfen, ob sich die prozentualen Angaben aus der beim Handelsregister hinterlegten Liste ergeben. Die Meldepflicht der GmbH gilt bei einer im Handelsregister elektronisch erfassten Liste als erfüllt.
Wurde die Gesellschafterliste bislang nicht elektronisch hinterlegt, so entfällt die Meldepflicht nicht. Dies dürfte insbesondere die GmbHs betreffen, die vor 2007 gegründet wurden und seidem ihre Gesellschafterliste nicht geändert haben.
Wenn sich aus der Beteiligungsangabe in der Gesellschafterliste die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter nicht ergibt, (etwa aufgrund von Stimmbindung) muss zusätzlich gemeldet werden.
In der Gesetzesbegründung zu § 20 Abs. 2 GwG heißt es dazu:
Ergibt sich beispielsweise bereits aus der beim Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste einer GmbH, dass sie drei natürliche Personen als Gesellschafter mit jeweils mehr als 25 Prozent der Gesellschaftsanteile hat, so bedarf es in der Regel keiner weiteren Handlungen der Meldepflichtigen. Eine Meldepflicht bestünde allerdings etwa dann, wenn hinter einem der Gesellschafter ein Treugeber stünde, der sich naturgemäß nicht aus öffentlich zugänglichen Registern ergibt, so dass der Gesellschafter diesen anzugeben hat.
Bei den eingetragenen Personenhandelsgesellschaften ist ebenfalls zu prüfen, ob eine Meldung an das Transparenzregister zu erfolgen hat.
Für die Meldefiktion ist es regelmäßig ausreichend, dass der oder die vertretungsberechtigten Gesellschafter im Handelsregister eingetragen und elektronisch abrufbar sind. Bei zwei oder drei Gesellschaftern besteht bei gesetzlicher Regelung eine über 25 %-Stimmkraft. Wer aber als Gesellschafter über mehr als eine 25 %-Stimmkraft aufgrund gesellschaftsvertraglicher Gestaltung verfügt, muss Angaben machen. Die Gesellschaft bzw. die geschäftsführenden Gesellschafter haben an das Transparenzregister zu melden.
Mitteilungspflichten von Kommanditgesellschaften (KG)
Die Mitteilungsfiktion nach § 20 Abs. 2 GwG greift nach Auffassung des Vundesverwaltungsamtes bei Kommanditgesellschaften nur in Ausnahmefällen.
Begründet ist dies darin, dass im aktuellen Abdruck des Handelsregisters lediglich die Haftsummeder Kommanditisten iSv. § 171 HGB eingetragen ist, nicht aber die Pflichteinlage (Kapitalanteile): Haftsumme und Kapitalanteile können erheblich voneinander abweichen. Zudem lässt sich ohne Kenntnis der Kapitalbeteiligung des Komplementärs, die ebenfalls nicht im Handelsregister eingetragen wird, die prozentuale Beteiligung des Kommanditisten nicht ermitteln.

6. Wer ist angabepflichtig?

Vereinigungen müssen die Angaben der wirtschaftlich Berechtigten von ihren unmittelbaren Anteilseignern einholen. Diese wiederum sind auskunftspflichtig, vgl. § 20 Abs. 3 GwG. Dadurch soll die mitteilungspflichtige Gesellschaft die notwendigen Informationen erhalten und die Geschäftsleitung entlastet werden.

7. Wer kann Einsicht nehmen?

Bei dem Transparenzregister handelt es sich nicht um ein öffentliches Register. Es wurde nicht als ein Volldatenregister ausgestaltet, sondern fungiert vielmehr als ein Portal, über das die notwendigen Informationen abgerufen werden können (Verlinkungslösung). Das Recht der Einsichtnahme besteht in einem gestaffelten Zugang (vgl. § 23 GwG):
Die Einsichtnahme ist gestattet:
  • Behörden, soweit es zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist, zum Beispiel den Aufsichts-, den Strafverfolgungs- und den Steuerbehörden,
  • den Verpflichteten nach dem GwG zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten und
  • jedem, der der registerführenden Stelle darlegt, dass er ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme hat.
Die Formulierung „berechtigtes Interesse“ ist dem grundbuchrechtlichen Begriff der Einsichtnahme aus § 12 Grundbuchordnung (GBO) entnommen und erfordert ein „verständiges, durch die Sachlage gerechtfertigtes Interesse“.
In der Gesetzesbegründung heißt es u. a. dazu:
Ein derartiges Interesse besteht insbesondere, wenn ein Bezug zur Verhinderung und Bekämpfung von Geldwäsche, damit zusammenhängenden Vortaten wie Korruption und Terrorismusfinanzierung nachvollziehbar vorgebracht wird. Ein solcher Bezug ist beispielsweise mittels leicht zugänglicher Dokumente wie etwa der Satzung oder dem Mandat von Nichtregierungsorganisationen, die sich dem Einsatz gegen Geldwäsche, gegen deren Vortaten und gegen Terrorismusfinanzierung verschrieben haben, zu belegen, auf vorausgegangene Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verhinderung und Bekämpfung von Geldwäsche, damit zusammenhängenden Vortaten wie Korruption und Terrorismusfinanzierung zu stützen oder auf Untersuchungen etwa durch Fachjournalisten in diesem Bereich. Dabei muss die Recherche der Vorbereitung einer ernsthaften und sachbezogenen Auseinandersetzung dienen.
Eine Einsichtnahme ist seit dem 27. Dezember 2017 möglich.
Hinweis: Dem Transparenzregister kommt kein guter Glaube zu, d. h. die Angaben aus dem Register bieten keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Zur Erfüllung der geldwäscherechtlichen Pflichten sind daher – risikoorientiert – weitere Informationen einzuholen.

8. Welche Sanktionen drohen?

Wer den Mitteilungspflichten nicht nachkommt, riskiert nach § 56 GwG bei einfachen Verstößen ein Bußgeld von bis zu 100.000 Euro, bei wiederholten Verstößen Bußgelder bis zu 1 Million Euro. Bestandskräftige Bußgeldbescheide werden zudem von der Aufsichtsbehörde unter Nennung der verantwortlichen natürlichen und juristischen Person sowie Art und Charakter des Verstoßes für eine Dauer von mindestens fünf Jahren auf der Internetseite der Behörde veröffentlicht, vgl. § 57 GwG.
Nach Auffassung des Bundesverwaltungsamtes findet die Veröfentlichungspflicht keine Anwendung auf Verstöße, die vor 2020 beendet wurden.
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.