Coronavirus

Regelungen für Homeoffice

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag.
Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Homeoffice besteht grundsätzlich nicht.
Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat.
Keine Probleme gibt es,
  • wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält
  • der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist.
Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erkĺärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.
Es empfiehlt sich auch, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Mehr Infos zu Datenschutz bei mobilem Arbeiten gibt es hier.

Was ist, wenn der Mitarbeiter von den Behörden in häusliche Quarantäne geschickt wird?

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt natürlich auch keine Arbeit im Homeoffice in Betracht. Solange der Arbeitnehmer allerdings nur zum Schutz vor (potentieller) Ansteckung isoliert wird, ohne erkrankt zu sein, muss er von zu Hause aus arbeiten. Dies muss im Arbeitsvertrag oder für den konkreten Einzelfall vereinbart worden sein und die technischen Voraussetzungen sollten zur Verfügung.

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?

Wenn keine Vereinbarung zum Homeoffice besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Homeoffice auch nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

Voraussetzungen und Regeln für Homeoffice

Zu berücksichtigen ist, dass im Homeoffice grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz gelten wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.

Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?

Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag.
Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?

Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein.
Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.

Kosten und Steuern beim heimischen Büro

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für
  • Kommunikationskosten (Telefon usw.)
  • Büromaterial
Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Steuern für das häusliche Arbeitszimmer

Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes:
  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
    • Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  • Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet.
  • Die Bundesregierung fördert die kurzfristige Einrichtung von Homeoffice mit dem Programm "go-digital". Bis zu 50 Prozent Beratungskosten werden übernommen. Informationen zum Förderprogramm finden Sie in der Pressemitteilung des Bundeswirtschaftsministeriums

Homeoffice - sicher zu Hause arbeiten

Um sicher von Zuhause aus zu arbeiten benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:
  • Verbindung der Mitarbeiter in die Firma:_Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.
  • Telefonanlage: Büro-Rufnummern im Homeoffice:
    Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Homeoffice zuhause genauso wie im Büro: Unter ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Ggf. müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.
    Hier finden Sie weitere Infos zur Sicherheit von VoIP-Anlagen.
  • Computer-Ausrüstung im Homeoffice:
    Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
    In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt.
    Diese Trennung gelingt z. B. durch den Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann.
    Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung: Dabei muss der Homeoffice-Mitarbeiter einerseits „etwas wissen“ (z. B. Nutzername und Passwort für einen Login) und „etwas haben“ (z. B. ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware („Security-Token“), der am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information (z. B. einen Zahlencode) gibt. Mehr Infos zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
    Auch lohnt ein Blick darauf, was an den privaten Rechner angeschlossen ist: Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks: Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner „übernehmen“ und z. B. sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen. Mehr Infos zur Sicherheit von USB-Sticks.
    Auch Tastaturen und Mäuse sind ggf. angreifbar.
  • Sichere IT-Nutzung im Homeoffice:
    Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein: Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah eingespielt werden. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls...) und ggf. verwendete VPN-Software.
    Auch sollte andere Hardware im Heimnetz aktuell gehalten werden (z. B. der Router).
    Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt: Damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten. Das bedeutet z. B.:
    Einrichten eines Nutzerkontos auf dem Rechner für die HomeOffice-Arbeit,
    Sowie: Beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter zu entsperren ist.
  • Grundsätzliche Beschäftigung des Unternehmens mit der IT-Sicherheit:
    Sowohl aus gesetzlichen Gründen als auch zum Eigenschutz sollten Unternehmen sich mit dem Thema IT- und Informationssicherheit beschäftigen. Das gilt insbesondere für die Vorbereitung auf einen IT-Notfall, dessen Wahrscheinlichkeit und ggf. Auswirkung mit passenden Maßnahmen reduziert werden kann.
  • Bitte beachten Sie, dass im Umfeld der Pandemie gefakte E-Mails unterwegs sind, die Ihr IT-System gefährden könnten. Fake-Mails etwa in Sachen Corona-Soforthilfe oder zur Kurzarbeit machen hier die Runde. Die IHK rät Unternehmen zur Vorsicht, sollten sie telefonisch oder per E-Mail unaufgefordert von einer angeblich offiziellen Stelle kontaktiert werden. Sensiblen Daten sollten nicht übermittelt werden, ohne die Authentizität des Anbieters bzw. Anrufers zu überprüfen!
  • Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat daher die wichtigsten, praktikablen und zeitnah umsetzbaren Empfehlungen aus dem IT-Grundschutz für sicheres mobiles Arbeiten in einer Übersicht zusammengefasst. Sie finden die Informationen beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
  • Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office ist es nicht immer leicht, den Überblick über die Sicherheitsanforderungen zu behalten, die bei der Einrichtung eines Home-Office wichtig sind. Aus diesem wurde in einem Hackathon der Bundesregierung eine interaktive Checkliste erstellt, die grundlegende Sicherheitskriterien näher erläutert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können selber überprüfen, ob sie alle Aspekte der IT-Sicherheit im Home-Office bedacht haben.
    Interaktive Checkliste zur IT-Sicherheit im Home Office