Fachthemen

Angaben auf Geschäftsbriefen

Stand: Januar 2019

1. Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den Geschäftsbriefen zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten.
Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.
Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • E-Mails
  • Per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
  • Rechnungsformulare
  • Lieferscheine
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • Gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)
  • Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen.

2. Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind auf den Briefbögen zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der sogenannten Fußzeile anzugeben. Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Bußgeldern seitens des Amtsgerichts rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen.
Für Dienstleister gibt es weitere Pflichtangaben, die Sie auf unserem Merkblatt „Informationspflichten für Dienstleister“ finden.

3. Besonderheiten bei Rechnungen

Auch Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Für diese sind neben den hier genannten Pflichtangaben noch weitere Angaben gesetzlich vorgeschrieben, wie z. B. die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der anzuwendende Umsatzsteuersatz. Einzelheiten finden Sie auf unserem Merkblatt „Pflichtangaben für Rechnungen“.

4. Muster für die einzelnen Rechtsformen

Muster für die verschiedenen Rechtsformen, an denen Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe orientieren können, finden Sie auf dieser Seite als Download unter "Weitere Informationen".

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.