Fahrplan in die Zukunft

Planung

Sie haben sich für die Umsetzung einer Idee entschieden und konnten auch bereits über patentrechtliches und Geheimhaltungsthematiken entscheiden? Dann folgt der nächste Schritt, die Erstellung eines Projektplans.

Unsicherheit und Komplexität

Gegenüber herkömmlichen Projekten unterscheiden sich Innovationsprojekte in der Regel durch ein hohes Maß an Komplexität und Unsicherheit. Vor allem den Unsicherheiten muss im Projektplan genügend Raum gewidmet werden.
Bei größeren Projekten eignet sich der Einsatz eines Netzstrukturplans (Netzplantechnik nach DIN 69900–1) damit die erforderlichen Mittel und Methoden zur vorgesehenen Zeit am richtigen Ort und die Abhängigkeiten der Arbeitspakete strukturiert sind.

Alles folgt einer Struktur

Unabhängig davon sollten unbedingt folgende Inhalte ausgearbeitet werden:
  • Projektstrukturplan
    Der Projektstrukturplan ist die Gesamtschau der Aufgaben, die häufig in Form eines Diagramms, hierarchisch dargestellt werden. Dabei wird das Projekt in seinen einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben dargestellt, um eine Struktur vorzugeben und um einen Überblick zu haben. Prioritäten werden gesetzt und die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben dargestellt.

    Wichtigster Punkt ist dabei das Projektziel zu definieren. Was soll erreicht werden und warum? Dabei sind vor allem auch qualitative Zahlen bedeutsam. Inhalte müssen einerseits qualitativ erfolgen, andererseits mit einem Zeitrahmen versehen sein.

    Der Projektstrukturplan ist nicht starr, sondern ein lebendiger Plan. Kommt es während des Innovationsprojekts zu Abweichungen, muss auch der Projektstrukturplan angepasst werden.
  • Ablaufplan
    Der Projektstrukturplan beschäftigt sich inhaltlich fokussiert mit der Zielerreichung. Beim Ablaufplan dagegen werden die einzelnen Arbeitspakete in die richtige Reihenfolge gebracht. Für jede Aufgabe muss der Aufwand geschätzt werden. Letztendlich ist auch ein gewisser Puffer notwendig, um die Zeitschiene realistisch zu halten. Die einzelnen Arbeitspakete werden mit Start- und Endterminen versehen, sodass ein schlüssiger Terminplan entsteht. Überdies ist der kritische Pfad wichtig. Dies sind Arbeitspakete die nicht verschoben werden können ohne die Gesamtdauer zu beeinflussen. Dies ist wichtig in der Zeitkoordinierung. Überdies werden einzelne Meilensteine definiert.
  • Ressourcenplan
    Die Ressourcenplanung behandelt die Fragestellung, welche Ressourcen zu welchen Zeitpunkt benötigt werden und ob diese auch verfügbar sind. Berücksichtigt werden: Personal, Maschinen und Anlagen, Materialien, Räume. Auch müssen Rollen und Verantwortlichkeiten zugeschrieben werden. Dabei ist es bedeutsam für das Projekt wichtige Eigenschaften von den jeweiligen Akteuren zu besetzen. Gelegentlich kann es zu einer Überlastung der Ressourcen kommen. Dann müssen die Arbeitspakete umstrukturiert, Priorisierungen vorgenommen oder auch die Kapazitäten erhöht werden. Derartige Unsicherheiten sollen eingeplant werden. Nach der Planung müssen die Ressourcen weiterhin überwacht werden, schließlich handelt es sich anfänglich um eine Schätzung.
  • Kostenplan
    Die Kostenplanung ist hierbei eines der wichtigsten Komponenten der Planung. Die Kosten werden geschätzt, indem die Kosten der einzelnen Arbeitspakete ermittelt werden und so zusammen die Gesamtkosten ergeben. Um letztendlich die Finanzierung dafür zu planen, ist es sinnvoll, die Kosten in der Gesamtschau auf Monatsbasis darzustellen.
    Für eine systematische Vorgehensweise werden die Aufwendungen in Kostenarten gegliedert. Die Kosten richten sich natürlich nach dem betrieblichen Controllingsystem.

    Folgende Kosten können betrachtet werden:
    • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialabgaben, personenabhängige Kosten
    • Gemeinkosten wie Raummiete
    • Sachkosten: Materialkosten, Betriebskosten, Fremdleistungskosten, Reisekosten
    • sonstige Kosten wie Kapitalkosten oder Abschreibungen

Was gibt es sonst noch zu beachten?

Die Zeitplanung geht mit den gesetzten Zielen sowie den dafür vorgesehenen Ressourcen und dem Budget einher. Die Terminplanung umschließt hier die einzelnen Arbeitspakete mit deren Start- und Endterminen. Aber natürlich können v.a. Innovationsprojekte den festgelegten Zeitrahmen entgegensetzen. Je größer das Projekt ist, desto komplizierter gestaltet sich die Planung.
Ist das Innovationsprojekt eines von vielen, sollten ein Lenkungsgremium und ein Projektleiter mit entsprechenden Team und Kompetenzen vorhanden sein. Um Konflikte zu vermeiden müssen Spielregeln und Transparenz im Prozess vorliegen.
Die einzelnen Planungen unterliegen einer Schätzung. Diese ist natürlich bei Innovationsprojekten mit Unsicherheiten versehen. Dabei können unterschiedliche Schätzverfahren wie beispielsweise die Delphi-Methode verwendet werden.
Auch dem Thema Risiko sollten Sie sich bei der Projektplanung Ihres Innovationsprojekts stellen. Eine Planung mit einem Best- und Worst-Case-Szenario ist eine wichtige Komponente der Steuerung. Dabei sollen alle potenziellen Unsicherheiten angegangen werden wie kaufmännische Risiken durch Vertragsbrüche, technische und wirtschaftliche Risiken, aber auch externe Gefahren. Das Risiko soll überwacht und ggf. entgegengesteuert werden.

Rechtliche Aspekte

Vorab sollte das Thema Patente und Geheimhaltung geklärt worden sein. Auf jeden Fall bedarf es noch weiterer rechtlicher Prüfungen. Wurden Kooperationsvereinbarungen rechtlich abgezeichnet? Gibt es Normen, die es zu beachten gibt oder bedarf es einer CE-Kennzeichnung?
Die Rechtssicherheit sollte auf jeden Fall von einem Juristen vorab geprüft werden. Stolpersteine können so frühzeitig angegangen werden.
Gerne können Sie sich von den Experten unserer Rechtsabteilung beraten lassen.
Ansprechpartner: Winfried Riedl, Tel. 0941 5694-326

Agile Methodiken: im Sprint zur Innovation

Eine gute Planung versucht, Risiken zu vermeiden und dadurch Chancen nutzbar zu machen. Eine strategische Planung ist aber durchaus sehr aufwendig und kann v.a. im Innovationsbereich bei immer kürzer werdenden Innovationszyklen zu aufwendig und unflexibel sein. Viele Unternehmen, allen voran jene aus der der Softwareentwicklung, arbeiten mit agilen Projektmanagementmethoden. Je nach Projekt bzw. Unternehmenskultur sind agile Methoden oder einer gewissen Mischung aus Planung und agilen Einheiten von Vorteil. Beim agilen Projektmanagement wird das Projekt nicht von Anfang bis zum Schluss durchgeplant. Vielmehr wird iterativ und adaptiv vorgegangen und mit verschiedenen Wertprinzipien gearbeitet. Wollen Sie agile Elemente in Ihre Prozesse einbauen, lohnt sich der Kontakt zu den Innovationslaboren der Hochschulen. Infos dazu finden Sie hier. Informationen zur agilen Produktentwicklung finden Sie in folgenden Video.

Qualitätssicherung

Sowohl das neue Produkt als auch der gesamte Projektablauf muss bezüglich Zielerreichung immer wieder kontrolliert werden. Dabei geht es allen voran um die Termin-, Kosten- und Qualitätsziele. Dabei wird der Soll- mit dem Ist-Zustand verglichen und entsprechend den Prozessen angepasst. Innovationsprojekte sind mit Unsicherheiten bedacht, umso schwieriger gestaltet sich die Planung. Der Prozess bindet Meilensteine zur Kontrolle ein. Dies gilt ebenso als Ansatzpunkt für die Einleitung von potenziellen Gegenmaßnahmen, falls beispielsweise ein Termin nicht eingehalten werden kann. Im Sinne der Innovationspolitik sollen die Mitarbeiter transparent über den Prozessfortschritt informiert werden, sowohl bei positiven Entwicklungen als auch bei Problemen im Innovationsprojekt.
Große Unternehmen optimieren ihre Prozesse durch Qualitätsmanagement-Systeme mittels verschiedener ISO-Normen. Informationen dazu finden Sie hier.

Drei Tipps zur Umsetzung

  • Eine umfangreiche und zielorientierte Planung ist das A und O im Innovationsprozess. Stellen Sie sicher, dass für Ihr Projekt ausreichend Ressourcen vorhanden sind. Bei Innovationsprojekten müssen die Mitarbeiter mit den nötigen Kompetenzen ausgestattet sein. Planen Sie mit genügend zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
  • Überprüfen Sie regelmäßig den Ist- mit dem Sollzustand und reagieren Sie auf Abweichungen.
  • Passen Sie die Planung auch an Ihre Strategie an. Manche Innovatoren bevorzugen agile Arbeitsmethoden, andere feste Planziele.
Quellen
  • Dechange, Projektmanagement, 2020
  • Hering, Projektmanagement für Ingenieure, 2014