Raus aus der E-Mail-Falle - Erste Hilfe für Ihr Postfach

Ohne sie geht nichts mehr. Die E-Mail ist der meistgenutzte Dienst im Internet. Doch wenn der Segen moderner Kommunikation zum Fluch wird, verbringen Mitarbeiter einen Großteil der Arbeitszeit mit dem Abackern ihres virtuellen Postfachs. Das muss nicht sein.

E-Mails müssen keine Belastung werden, wenn Sie die Vorzüge dieses Kommunikationsmediums effektiv anwenden. Grundsätzlich kann bereits mit jeder Standardsoftware wie Outlook, Lotus Notes oder Novell GroupWise die E-Mail-Kommunikation besser strukturiert werden. Organisieren Sie Ihre E-Mails. Richten Sie sich persönliche Regeln und Strukturen ein. Die Effektivität Ihrer Bearbeitung wird sich steigern. Erste Handlungsempfehlungen lassen sich schon aus den grundlegenden Vorteilen der E-Mail-Kommunikation ableiten.

Kosten liegen bei null
Der erste entscheidende Vorteil dieses Kommunikationsmittels besteht darin, dass die E-Mail ein zeitlich asynchrones Medium ist. Das heißt, Erstellung und Versand sowie Empfang und Bearbeitung fallen zeitlich auseinander, so dass weder der Empfänger der E-Mail, noch der Absender im Moment des Erhalts einer Antwort verfügbar sein müssen. Anders als beim Telefon können beide zeitlich unabhängig voneinander agieren. Ferner ist die E-Mail ein schnelles Medium, sie spart Zeit und Kosten. Im Vergleich zum Brief, der vom Eintüten bis in den Briefkasten mehrere Arbeitsschritte erfordert, ist die E-Mail per Mausklick in Sekundenschnelle verschickt. Sie können innerhalb von Sekunden E-Mails rund um die Welt versenden und das fast unabhängig vom Umfang. Zudem liegen die „Übermittlungskosten“ heutzutage praktisch bei Null.

Digitaler Störenfried?
E-Mails werden oft als Störfaktoren im täglichen Arbeitsfluss gesehen. Das liegt in der Regel am Mitarbeiter selbst: Da E-Mails unangekündigt zu jeder Tages- und Nachtzeit ankommen und selbst dann die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, wenn der Inhalt weder dringend noch eilig ist, unterbrechen viele Mitarbeiter ständig ihre Arbeit, um in ihr digitales Postkörbchen zu schauen, es könnte ja etwas eingetroffen sein. Das Softwarehaus Symantec hat ermittelt, dass gut ein Fünftel der europäischen Beschäftigten ständig und „zwanghaft“ seine Nachrichten abruft. Durchschnittlich dauert es dann 15 Minuten, bis eine unterbrochene Tätigkeit wieder qualitativ gleichwertig fortgesetzt wird. Das muss nicht sein. Machen Sie sich einfach klar, dass auch bei der E-Mail-Kommunikation wie bei den anderen Kommunikationsmitteln Regeln aufgestellt werden müssen. Sie wollen gerade keine neuen E-Mails lesen und vorhandene effektiver bearbeiten? Dann schalten sie alle Formen der E-Mail-Benachrichtigung bei Eingang einer neuen E-Mail aus. In der Regel ist keine sofortige Reaktion auf eingegangene E-Mails erforderlich. Die asynchrone Arbeitsweise bei E-Mails bietet genug Luft für Ihr Zeitmanagement. Arbeiten Sie Ihre E-Mails im Block ab und beurteilen Sie jede nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Handeln Sie auch entsprechend dieser Entscheidung!

Von Eisenhower lernen
Ein volles Postfach muss sinnvoll abgearbeitet werden, egal ob real oder virtuell. Getreu dem klassischen Zeitmanagement gilt zu entscheiden, welche E-Mails sofort bearbeitet werden müssen und welche warten können, welche selbst bearbeitet werden müssen und welche sich delegieren lassen. Schließlich gilt es, alle E-Mails auszusortieren, die überhaupt keine Relevanz haben und dem Papierkorb zugeführt werden können. Hilfreich bei diesen Entscheidungen ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten und alliierten General Dwight David Eisenhower. Unabhängig von Ihrem persönlichen Zeitmanagement und Ihrer Entscheidung, was dringend oder wichtig ist, sollte immer gelten: Am Ende des Arbeitstages sollte Ihr Posteingangsfach leer sein.

Die Ablage – ein Hort der Ordnung
Unsortierte und volle E-Mail-Postfächer kosten viel Zeit und Energie. Jeder noch so einfache E-Mail-Client bietet Hilfsmittel und Lösungen zur Strukturierung, ohne dass tiefgehendes technisches Wissen erforderlich ist. Nutzen Sie Ihren E-Mail-Client als effektives Werkzeug zur komfortablen und einfachen Sortierung. Entwickeln Sie Kriterien, nach denen Ihre E-Mails optimal sortiert werden und legen Sie sich Strukturen mit klaren Prioritäten an. Grundsätzlich bietet jeder E-Mail-Client einen Eingangsordner, einen Ausgangsordner und einen Papierkorb an. Diese drei Ordner allein genügen aber nicht. Sie können zum Beispiel Ordner für unterschiedliche Kunden, Projekte und Themen anlegen. Besonders für neu eingehende E-Mails empfiehlt sich die Sortierung nach Prioritäten. Legen Sie beispielsweise getrennte Ordner für Angelegenheiten an, die heute zu erledigen sind, die diese Woche erledigt werden müssen und die später erledigt werden können.

Die Ablage nach der zeitlichen Bearbeitung kann individuell an Ihr persönliches Zeitmanagement angepasst werden. Nach Bearbeitung können Ihre E-Mails dann in selbst definierten Ordnern für Kunden, Projekte und Themen abgelegt werden. Es bietet sich an, die Ordnung der Struktur anzupassen, die Sie auch für Ihre Papierordner oder Ihr Dateisystem benutzen, oder den Ordnungssystemen anzugleichen, die im Unternehmen allgemein angewandt werden. Damit Informationen schnell gefunden werden, ist es sinnvoll, derartige Kriterien zur Ablage von E-Mails unternehmens- oder wenigstens abteilungsübergreifend aufzustellen. Auch sollte bei der Ablage generell immer dem zentralen Ablagesystem der Vorzug gegeben werden. Nur in seltenen Ausnahmefällen sollten E-Mails lokal auf Rechnern gespeichert werden. Die unternehmens- oder abteilungsübergreifende Bearbeitung und Strukturierung von E-Mails sollte in den E-Mail-Richtlinien von Unternehmen definiert werden.

Routine für Ihr Mailprogramm
Um Ihre E-Mails automatisch sortieren zu lassen und die aufgebaute Ordnerstruktur zu füllen, sollten Sie erste Routingregeln erstellen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie Ihre E-Mails nicht mehr selbst von Hand in Ordner verschieben müssen, sondern Ihr E-Mail-Client diese Aufgabe automatisch übernimmt. Das spart Zeit und entlastet die Bearbeitung. Moderne E-Mail-Clients reagieren selbstständig auf Schlüsselwörter in Betreffzeilen oder Texten, auf Absender oder auch auf Spam und sortieren E-Mails in die dafür vorgesehenen Ordner. Voraussetzung ist, dass Sie entsprechende Regeln erstellen. So können Sie beispielsweise die Regel aufstellen, dass der Client alle E-Mails mit einem bestimmten Absender in den entsprechenden Projekt- oder Kundenordner routet. Das automatische Sortieren birgt aber auch Risiken. Die E-Mails sind nicht mehr nur in einem Ordner, nämlich dem Posteingangsordner, vorhanden. Dadurch können E-Mails, bei denen es sich um dringende Angelegenheiten handelt, eventuell übersehen werden. Doch auch für dieses Problem bietet der E-Mail-Client eine Lösung. So können Sie für sich selbst die Regel erstellen, dass ausschließlich bearbeitete E-Mails aus dem Posteingang in Ordner verschoben werden. Der E-Mail-Client bietet viele weitere Möglichkeiten für das Management Ihrer E-Mails. Machen Sie davon Gebrauch und lassen Sie Ihr Ordner- und Regelsystem langsam wachsen. Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf darüber, welche Ordner und Regeln Sie für Ihre tägliche Arbeit sofort vollständig anlegen könnten, sondern gehen Sie bei der Optimierung schrittweise, je nach Bedarf, vor.

Textbausteine sind Zeitsparschweine
Eine der besten Möglichkeiten, Zeit zu sparen, ist die Verwendung von Textbausteinen. In den meisten E-Mail-Clients können unendlich viele Signaturen angelegt und verwendet werden. Signaturen brauchen sich nicht auf die Angabe des Absenders beschränken! Vielmehr lassen sich ganze Textbausteine, die immer wieder benötigt werden, hinterlegen und automatisch einfügen. Da Textbausteine auch den Umfang ganzer E-Mails haben können, wie zum Beispiel häufig wiederkehrende fachliche Auskünfte, liegt in ihrer Verwendung ein enormes Potenzial zur Zeitersparnis. Ein weiterer Vorteil von Textbausteinen besteht in der Qualität der Formulierung. An Stelle eines Schreibens, dessen Qualität von Tagesform und Zeiteinsatz abhängt, tritt mit einem Mausklick ein wohlformulierter fehlerloser Text. Denken Sie darüber nach: Welche Texte und Formulierungen benötigen Sie immer wieder und schreiben Sie jedes Mal neu? Erstellen Sie Ihre ersten Textbausteine für wiederkehrende Inhalte über die Signatur- oder Schnellbaustein-Funktionen Ihres E-Mail- Clients und lassen Sie Ihre Textsammlung langsam wachsen.

Lars Becker, terramail GmbH, Düsseldorf

Wirtschaft konkret, Januar 2010