E-Mail-Archivierung – Warum Sie Ihre Mails nicht einfach löschen sollten

Die wenigsten Unternehmer wissen, dass geschäftsrelevante E-Mails sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Da das Bundesfinanzministerium nicht genauer definiert, was wichtig ist und was nicht, ist die E-Mail-Archivierung ein heikles Thema.

Der Gesetzgeber sagt: Wichtige geschäftliche Mails müssen aufbewahrt werden und stets zugänglich sein. Ostbayerns Mittelständler drücken hingegen weiter fleißig auf die Löschtaste, wenn das elektronische Postfach überquillt. Anton Braun, der Geschäftsführer der BIZTEAM Systemhaus GmbH in Weiden erklärt, warum das für kleine und mittlere Firmen zum unkalkulierbaren finanziellen Risiko werden kann. Das Bizteam gilt bundesweit als einer der ersten IT-Unternehmen, die die Themen Mail- und Daten-Archivierungslösungen als outgesourcte Lösung für den Mittelstand aufgegriffen haben.

60 Millionen Mails schwirren pro Tag durch das Internet. Hochgerechnet heißt das, dass in den nächsten Jahren 900 Billionen E-Mails das Weltnetz durchqueren. Und die elektronischen Briefe werden immer größer: Ob hoch auflösend gescannte Geschäftsbriefe oder Bilder für das Fotoarchiv: einige Megabytes sind schnell zusammen. Postfächer laufen über. Der Mailserver ist überlastet, Performance und Verfügbarkeit sinken in den Keller.

Fast jeder IT-Verantwortliche in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen kennt inzwischen dieses Problem mit der E-Post. Die Benutzer greifen dann – ob autorisiert oder nicht – meist zu einer ganz eigenen Lösung: Sie errichten eigene kleine Archive auf der lokalen Festplatte (für andere kaum zu durchschauen und nicht mehr zugänglich) oder sie entscheiden sich für die „Ablage P“ – die „Lösch-Taste“. Doch das ist besonders gefährlich. Denn unter Umständen gehen dabei wichtige Unternehmensdaten verloren. Das ist nicht nur ärgerlich – sondern kann auch richtig teuer werden, weil solche Firmen geltende Gesetze brechen.

Ein regulatorischer Dschungel
Die Zahl der Gesetze, die den Umgang mit den E-Mails vorschreiben, ist in den vergangenen Jahren geradezu explodiert. Bereits seit fünf Jahren gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Darin schreibt das Bundesfinanzministerium Unternehmen verpflichtend vor, dass sie sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen müssen. Das betrifft nicht nur die Einsicht in Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und sonstige Geschäftspapiere. Sämtliche steuerlich relevanten und digital erzeugten Unternehmensdaten sind damit gemeint – und eben auch steuerrelevante E-Mails. Das BIZTEAM Systemhaus geht davon aus, dass heutzutage E-Mails bei mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen bis zu zwei Drittel der gesamten Kommunikation ausmachen.

Viele Firmen sind im juristischen Blindflug
Von der gesetzlichen Verpflichtung der Unternehmen zur lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen, die zudem schnell recherchierbar sein müssen, wissen nur die allerwenigsten Mittelständler. In vielen Firmen gibt es keine klaren Regeln für die Mitarbeiter etwa in Betriebsvereinbarungen oder sonstigen arbeitsvertraglichen Festschreibungen, geschweige denn, dass sie die gesetzlichen Vorgaben mit IT-Mitteln umgesetzt hätten.

Unternehmen befinden sich in Sachen E-Mail-Archivierung also in einem juristischen Blindflug. Eine aktuelle Umfrage der Computerwoche zum Thema E-Mail-Archivierung verdeutlicht den Kern des Problems: Rund zwei Drittel der Teilnehmer antworteten mit Nein auf die Frage, ob es in ihrer Firma Regeln für die Archivierung von E-Mails gebe.

Archivierungsdauer bis zu zehn Jahre
Im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung steht: Buchführungs-Unterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. müssen zehn Jahre aufbewahrt werden; Handelsbriefe und sonstige Unterlagen gemäß der AO, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.

Die akribische Datenspeicherung und -bereitstellung, also die Möglichkeit, gezielt und schnell aus allen Dateiformaten relevante Daten zu finden, ist auch deshalb wichtig, weil das Bundesfinanzministerium keine allgemeingültigen Definitionen darüber angibt, welche E-Mails geschäftsrelevant sind und welche nicht.

Diese definitorische Lücke wiederum hat direkte Auswirkungen auf Anwender in Unternehmen. Aus Unwissenheit über die geltende Rechtslage löschen die Computernutzer in Unternehmen vielfach nach Gusto ihre E-Mail-Accounts in gewissen Zeitabständen – und provozieren damit ungewollt rechtliche Probleme für ihre Unternehmen. Unternehmensrelevante E-Mails dürfen außerdem inhaltlich nicht verändert, es dürfen also auch keine Daten hinzugefügt werden.

Zentrale Speicherlösungen schaffen Sicherheit
Firmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, gehen den Hundert-Prozent-Ansatz: Es wird einfach alles archiviert, eingehende und ausgehende Mails. Schwierigkeit hierbei ist, wie ein Unternehmen nachweisen kann, dass bestimmte Mails angekommen sind oder nicht, wenn ein Spam- oder Virenfilter sie vorher ausgesiebt hat?

Damit steuerrelevante Daten entsprechend den Vorschriften bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden, gibt es entsprechende Speicherlösungen, auf die die Mails ausgelagert werden. Für die Unternehmen hat das nach den Erfahrungen des Bizteams zwei große Vorteile: Zum einen steht die elektronische Post auf aktuellen und günstigen Speichermedien (große externe Festplatten) schnell und einfach zum Zugriff bereit und es geht ganz bestimmt nichts verloren – auch nicht von den Notebooks, die täglich im Außendiensteinsatz sind. Und zum anderen wird auf den Rechnern der Mitarbeiter wieder Platz frei für neue Daten.

Wirtschaft konkret, Juni 2007