So schnappen Sie sich den Auftrag - Durchblick im Ausschreibungs-Dickicht

Universitätssanierung in Regensburg, Brückenbauarbeiten in Hamburg, Bau von Bürogebäuden in Dortmund, Broschürendruck im belgischen Charleroi, Brotlieferung ins rumänische Tulcea, Baumpflege in London oder Entsorgung von Giftmüll in Toulouse: Mehr als 600 Großaufträge aller Branchen vergeben Europas öffentliche Auftraggeber im Durchschnitt jeden Tag.

Für jeden Geschmack und beinahe in jeder Größenordnung ist da etwas dabei. Auch viele ostbayerische Mittelständler könnten sich dort so manch dicken Auftrag mehr als bisher an Land ziehen – wären da nicht die formellen Bewerbungshürden. Der Kriterienkatalog, die Zahl der Nachweise und der aufwändige Prozess schreckt viele ab. Und zudem verstecken sich viele der interessanten Aufträge auch so tief im weltweiten Netz, dass sie für einen Ausschreibungs-Laien kaum auffindbar oder hinter nichts sagenden Oberbegriffen verborgen sind. Das gilt für inländische Aufträge genauso wie für Projekte im EU-Ausland.

Ausschreibungen sind ein riesiger Markt
Es ist ein riesiger Markt, der auch Oberpfälzer Unternehmen zu Füßen liegt: Mehr als 1,5 Billionen Euro gibt die öffentliche Hand in der Europäischen Union jedes Jahr für die Beschaffung von Waren und Leistungen aus. Zum Vergleich: Das entspricht rund einem Siebtel des Bruttoinlandsproduktes der EU. „Und die Tendenz ist steigend“, sagt Werner Beck von der IHK Regensburg. Bei Aufträgen in Deutschland profitiert die hiesige Wirtschaft besonders, weil relativ wenig über die internationale Schiene läuft. Nur jeder zwanzigste Euro, den öffentliche Institutionen ausgeben, fließt an ausländische Lieferanten.

Positiv für Oberpfälzer und alle anderen deutschen Exporteure ist allerdings, dass viele andere Länder – besonders oft die kleinen – bei der Beschaffung sehr viel internationaler agieren. So wird beispielsweise in Irland, Finnland und Dänemark einer von vier oder sogar einer von drei Aufträgen ins Ausland vergeben. In Ländern wie Österreich oder Großbritannien ist es immerhin einer von zehn Aufträgen. Deutschland gibt europaweit am seltensten den Zuschlag an ausländische Unternehmen – nur in fünf Prozent aller Fälle.

Viele Auftraggeber müssen öffentlich ausschreiben
Der Schritt auf öffentliche Märkte muss gut vorbereitet werden. Wer den Umgang mit der Privatwirtschaft gewohnt ist, kann beim Geschäft mit der öffentlichen Hand schnell verzweifeln. „Die Beschaffung öffentlicher Institutionen ist durch Gesetze stark reglementiert und zuweilen langwierig. Vertriebs- und Marketingstrategien eines Unternehmens können nur dann greifen, wenn die rechtlichen vorgegebenen Beschaffungsverfahren bekannt sind und beachtet werden“, sagt Dr. Alfred Brunnbauer von der IHK Regensburg.

Die EU hat ein umfangreiches Vorschriftenpaket geschnürt, das öffentliche Ausschreibungen transparent und fair abwickeln soll – leider machen die Brüsseler Paragrafen die Vergabe aber auch zu einem hochkomplexen Prozess. Darin findet sich auch eine klare Definition darüber, wer öffentlich ausschreiben muss. Und das ist weit mehr, als gemeinhin bekannt: Betroffen sind nicht nur die Zentralregierungen, der Länder, Regionen und Kommunen, sondern auch Körperschaften, Anstalten und Stiftungen öffentlichen Rechts sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts. Das sind zum Beispiel Krankenhäuser, Sozialversicherungen, Bildungseinrichtungen, Wasser- und Energieversorger, Wirtschaftskammern, Verbände und viele andere Einrichtungen. Die Ausschreibungen müssen europaweit bekannt gemacht werden in einem Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften (siehe auch Kasten).

So laufen die Ausschreibungen ab
Es gibt vier Wege, wie öffentliche Vergaben ablaufen können: das offene und das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren und – neu – den wettbewerblichen Dialog. Klar geregelt ist auch: Es gewinnt das Unternehmen, das nach objektiven Kriterien das wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat. Diese Formulierung, das wissen Ausschreibungskenner, lässt jede Menge Interpretationsspielraum.

Welche Aufträge EU-weit ausgeschrieben werden müssen, hat die EU über Schwellenwerte geregelt: Liefer- und Dienstleistungsaufträge müssen ab 137.000 Euro - geschätzter Auftragswert ohne Mehrwertsteuer - über den offiziellen Ausschreibungsweg vergeben werden, wenn der Auftraggeber eine zentrale Regierungsbehörde ist. Für alle anderen öffentlichen Auftraggeber gilt das ab 211.000 Euro. Bei öffentlichen Bauaufträgen ist ab 5,278 Millionen Euro Auftragssumme eine solche Ausschreibung Pflicht. Eine zusätzliche Sektorenrichtlinie regelt, dass in bestimmten Fällen bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen eine Schwelle von 422.000 Euro gilt. Unterhalb dieser Schwelle sind die Regeln weniger klar und je nach Mitgliedsland verschieden. „Gerade für Mittelständler können diese kleinen und mittleren Aufträge sehr interessant sein“, sagt Dr. Brunnbauer. Vielfach zulässig sind in solchen Fällen allerdings auch beschränkte öffentliche Ausschreibungen. Dort wählen die Auftraggeber aus, wem sie überhaupt die Projektunterlagen zukommen lassen.

So geht es: Marketing bei Ausschreibungen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen zwängen den öffentlichen Einkauf in ein enges Korsett. Dennoch sind auch öffentliche Auftraggeber nicht immun gegen Marketing und gute Kaufargumente. Eine Markterkundung kann sich lohnen: Wer potenzielle Auftraggeber über Behördenverzeichnisse, Beschaffungsplattformen oder Internetseiten von Behörden identifiziert, kann sie in seine Werbe- und Direktmarketinginitiativen einbeziehen. Es lohnt sich auch, über das Studium von Haushaltsplänen und Vorinformationen längerfristige Beschaffungsvorhaben zu beobachten. Ebenso ist es unerlässlich herauszufinden, ob Auftraggeber über eigene Lieferantenverzeichnisse verfügen oder auf externe Lieferantenverzeichnisse zurückgreifen.

Je eher Sie Kontakt zu einem potenziellen Kunden aufnehmen, desto besser. Oft hilft das, die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens besser darzustellen. Im Idealfall gelingt es sogar, die Planungen der Auftraggeber zu beeinflussen. Insbesondere spezialisierte Produkte und Dienstleistungen, die Gegenstand einer Ausschreibung werden, sind in der Praxis oft auf die Stärken eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten. Dies widerspricht freilich dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Ein vorsichtiges Herantasten an potenzielle Auftraggeber durch den Außendienst, auf Fachausstellungen und Messen oder durch Einladungen zu Betriebsbesichtigungen kann trotzdem ratsam sein. 

Oft ist nur der Preis allein entscheidend
Wer bei Ausschreibungen mitmischen will, sollte Preisniveau und Produktqualität auf öffentlichen Märkten analysieren. Über Ausschreibungsdatenbanken können alte Ausschreibungen eingesehen werden. Auch über Preise kann man sich informieren, weil oberhalb der EU-Schwellenwerte nach einer Vergabe der erfolgreiche Bieter und der Zuschlagspreis bekannt gegeben werden müssen. „Im Baubereich werden technische Standards so genau definiert, dass für den Zuschlag in erster Linie der Preis entscheidend ist. Gerade im Baubereich, sagt der Geschäftsführer eines großen Oberpfälzer Bauunternehmens, laufen die Vergaben aber fast ausschließlich nur über den Preis.“ Das mache solche Aufträge oft nicht interessant.

Wer einmal eine Ausschreibung gewonnen hat, sollte am Ball bleiben. Denn wenn ein Auftrag zur Zufriedenheit eines Auftraggebers abgewickelt wurde, müssen Unternehmen bei der nächsten Bewerbung beim gleichen Auftraggeber wesentlich weniger Aufwand betreiben, um die eigene Leistungsfähigkeit zu demonstrieren.

So schaffen Sie die formellen Hürden
Mehr als ein Drittel aller Angebote werden in öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen, weil sie Formfehler enthalten. Die lassen sich vermeiden. Zuerst sollten Sie das Vergabeverfahren identifizieren: Am offenen Verfahren können sich Unternehmen nach Veröffentlichung der Ausschreibungsbekanntmachung unmittelbar beteiligen, indem sie die Verdingungsunterlagen anfordern und dann ein Angebot erstellen. Das nicht offene Verfahren läuft in zwei Stufen ab. In der ersten Verfahrensrunde werden Sie im Rahmen eines „Aufrufs zur Interessenbekundung“ Unternehmen aufgefordert, durch Referenzen und sonstige Informationen ihre wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Aus allen eingereichten Interessenbekundungen wird eine im Vorfeld der Ausschreibung festgelegte Anzahl von Unternehmen ausgewählt, die ein Angebot abgeben können. Das Verhandlungsverfahren kann ebenfalls mit einer Interessenbekundungsphase eingeleitet werden.

Fristen sollten Sie unbedingt beachten. Bereits eine um wenige Stunden verspätete Abgabe des Angebots muss zum Ausschluss führen. Die Ausschreibungsunterlagen enthalten in der Regel auch sehr genaue Vorschriften darüber, in welcher Form ein Angebot einzureichen ist. Zu den einzureichenden Unterlagen zählen häufig Auszüge aus dem Strafregister, Bescheinigungen von Gerichten, Finanzämtern und Verwaltungsbehörden, Nachweise über den Eintrag in Berufs- oder Handelsregister, Bankerklärungen, Bilanzen, Erklärungen über den Umsatz des Unternehmens oder eine Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen. Werden Bescheinigungen im Herkunftsland des Bewerbers nicht ausgestellt, kann meistens als Ersatz eine eidesstattliche Erklärung abgegeben werden. Sie sollten sich aber auf jeden Fall erkundigen, ob dies im Einzelfall erlaubt ist.

Auch vermeintliche Kleinigkeiten sind wichtig, im Ausland ganz besonders. Schon viele Unternehmen haben solche bürokratischen Hürden um lukrative Aufträge gebracht. Ein bayerisches Unternehmen flog in Italien aus dem Rennen, weil es das Angebot nicht versiegelte. Mehr zum Thema EU-Ausschreibungen finden Sie im Portal des Außenwirtschafszentrums Bayern. Dort können Sie auch das Merkblatt „Öffentliche Aufträge“ in Europa herunterladen.

Jens Henning

Wirtschaft konkret, Dezember 2008

Eine Checkliste „Was Sie bei öffentlichen Ausschreibungen nicht vergessen dürfen“ finden Sie unter „Downloads“